Mengapa Organisasi/Perusahaan Perlu Menciptakan Budaya Belajar (Bagian 1)

Tulisan berikut merupakan pembahasan dalam bentuk tertulis dari seminar yang saya bawakan pada forum HPSMI (Himpunan Pengelola Sumber Daya Manusia Indonesia) dengan topik “Membangun Budaya Belajar di Perusahaan Menuju Learning Organization”

Karena pembahasan cukup panjang, maka tulisan saya bagi dalam dua bagian. Bagian pertama membahas tentang mengapa organisasi perlu menciptakan budaya belajar sebagai landasan dalam menciptakan Learning Organization.

Bagian kedua akan saya tulis kemudian yang membahas studi kasus pendekatan yang dilakukan oleh PT. Unilever Indonesia, Tbk dalam menciptakan budaya belajar sekaligus penerapan Knowledge Management di perusahaan yang meraih penghargaan Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) sebanyak 3 kali berturut-turut pada 2005-2008.

###

BAGIAN PERTAMA

Mengapa Organisasi Perlu Menciptakan Budaya Belajar

Alvin Toffler dalam salah tulisannya menyebutkan, “The illiterate of the 21st century will not be those who cannot read and write, but those who cannot learn, unlearn, and relearn.”

Ya, buta huruf di zaman modern bukanlah karena tidak bisa baca tulis, melainkan karena tidak dapat belajar (learn), membuang apa yang sudah pernah dipelajari (unlearn) dan mempelajari kembali sesuatu karena mungkin sudah terlupakan atau diabaikan (relearn).

Karena itu semangat belajar dan terlebih lagi budaya belajar, sangat penting dimiliki oleh individu-individu dalam sebuah organisasi sehingga menjadi organisasi pembelajar (Learning Organization). Hal ini hanya bisa terjadi ketika individu dalam organiasi menjadi pribadi yang tangguh dan bertanggung jawab atas proses belajarnya. Mereka menjadi orang-orang yang belajar bukan karena diperintahkan atau diatur oleh organisasi, melainkan belajar karena kebutuhan dan tanggung jawab pribadi untuk mengembangkan diri.

Mengapa Organisasi Perlu Belajar?

Setidaknya ada empat alasan penting mengapa organisasi perlu terus belajar meskipun bisa jadi saat ini telah menjadi organisasi yang relatif lebih baik dibandingkan organisasi sejenis.

1. Kompetisi Yang Semakin Ketat

Jika kita perhatikan saat ini, kompetisi yang ada semakin ketat. Sebuah perusahaan atau organisasi tidak bisa menganggap sebelah mata kompetitornya karena kelengahan sedikit dapat membuat ketertinggalan. Agar bisa memenangkan kompetisi atau setidaknya tidak tertinggal dari kompetisi, diperlukan proses belajar yang terus menerus.

2. Sinergi Antar Anggota Tim

Hampir tidak ada pekerjaan yang sama sekali tidak membutuhkan orang lain. Terlebih dalam organisasi yang baik, maka kekuatan utamanya terletak pada bagaimana menciptakan sinergi diantara anggota tim yang ada. Masing-masing orang belajar dan membawa hasil belajarnya untuk saling menyokong dan memperkokoh tim.

3. Perubahan Yang Sangat Cepat

Perubahan di dunia bisnis secara umum terjadi sangat cepat. Sesuatu bisa menjadi tren untuk kemudian secara tiba-tiba tergantikan dengan tren lainnya. Sebuah penemuan demi penemuan terus menerus terjadi dan saling menguatkan serta menggantikan satu sama lain. Untuk menghadapi perubahan tentu saja diperlukan kemampuan belajar dari situasi yang ada sehingga dapat menghadapi segala perubahan dengan percaya diri.

4. Mengantisipasi Masa Depan Yang Penuh Ketidakpastian

Siapa yang menyangka akhirnya ekonomi raksasa seperti Amerika Serikat dapat runtuh gara-gara kredit perumahan (sub-prime mortgage)? Siapa yang mampu menebak arah bisnis dan perekonomian 10 tahun mendatang. Ya, manusia harus sadar bahwa hari esok penuh dengan tantangan dan ketidakpastian. Organisasi yang belajar, meskipun tetap menghadapi ketidakpastian, namun lebih siap dan terbuka menghadapi apapun yang terjadi ke depannya.

Apakah Learning Organization itu?

Peter Senge dalam karyanya yang terkenal memberi definisi Learning Organization sebagai “…organizations where people continually expand their capacity to create the results they truly desire, where new and expansive patterns of thinking are nurtured, where collective aspiration is set free, and where people are continually learning to see the whole together.”

Ada beberapa kata kunci di sana yakni:

• Senantiasa meningkatkan kemampuan dan kapasitas
• Pemikiran baru dan luas diberi kesempatan tumbuh
• Aspirasi bersama diberi kebebasan berkembang
• Orang-orang yang terus menerus belajar

Dari sudut pandang yang lain, Mike Pedler, John Burgoyne, Tom Boydel (1997)
dalam karya mereka The Learning Company menyebutkan Learning Organization adalah: “…an organization that facilitates the learning of all its members and continuously transforms itself.”

Peran organisasi adalah memberikan fasilitasi atau dukungan kepada seluruh anggotanya terkait proses pembelajaran sehingga orang-orang di dalam organisasi tersebut maupun organisasi itu sendiri dapat terus bertransformasi ke arah yang lebih baik secara kontinyu, terus menerus.

Komponen Learning Organization

Lantas, bagaimanakah membentuk sebuah organisasi pembelajar itu? Apa saja ciri-cirinya atau persyaratan apa yang harus dipenuhi?

Peter Senge dalam “The Fifth Discipline” menyebutkan ada 5 komponen yang harus ada dalam sebuah Learning Organization yakni:

1. System Thinking – adanya keterkaitan dan saling tergantung diantara seluruh fungsi-fungsi organisasi. Semuanya bekerja dalam satu kesatuan dalam satu sistem.
2. Shared Vision – visi yang dimiliki oleh semua orang dalam organisasi. Visi ini bukanlah sesuatu yang dipaksakan oleh pimpinan organiasasi melainkan sebuah visi yang bisa diterjemahkan di setiap level sehingga dapat diakui sebagai visi bersama. Visi ini akan menciptakan fokus dan energi dalam proses pembelajaran.
3. Personal Mastery – setiap orang memiliki kemampuan khusus yang khas. Keahlian individual ini akan menjadi nyata ketika setiap individu di organisasi memberikan komitmen tinggi dalam proses pembelajaran dirinya sendiri sehingga menjadi pakar di bidangnya yang nantinya akan membawa manfaat besar dalam organisasi.
4. Mental Models – yakni sebuah proses mental yang dimiliki bersama oleh seluruh anggota organisasi dengan belajar nilai-nilai yang sejalan dengan kebutuhan dan perkembangan organisasi dan membuang nilai-nilai yang tidak relevan serta menghambat.
5. Team Learning – akumulasi pengetahuan dari pembelajaran setiap individu yang kemudian dibagi kepada anggota organisasi lainnya sehingga menjadi pengetahuan tim.

Hambatan dalam Proses Sharing/Belajar

Sebelum menciptakan proses belajar yang kondusif, organisasi perlu mengatasi hambatan-hambatan yang sering terjadi ketika budaya belajar ingin diciptakan. Hambatan ini bisa muncul dari individu ataupun dari organisasi itu sendiri.

Hambatan individu diantaranya adanya anggapan umum pengetahuan adalah kekuatan. Dengan berbagi pengetahuan berarti ada kekuatan yang akan hilang dan diambil oleh orang lain. Ada juga orang yang memiliki paradigma jika berasal dari orang lain, maka saya tidak akan menerima. Mental not invented here menjadi penghambat yang besar ketika segala sesuatu dari luar dianggap tidak perlu dipelajari atau diikuti meskipun baik. Hambatan lainnya adalah tidak menyadari betapa pentingnya proses berbagai (sharing) dalam pembelajaran, keterbatasan waktu, dan sudah berada di zona nyaman (comfort zone) sehingga malas untuk belajar atau berubah.

Hambatan organisasi diantaranya kurangnya dukungan dari top management, budaya organisasi yang tidak bersahabat dengan proses pembelajaran serta kegiatan belajar itu sendiri bukan merupakan cara kerja organisasi.

Perubahan Paragdima

Adapun yang sangat diperlukan dalam menciptakan budaya belajar di organisasi adalah dengan mengubah paradigma dari belajar gaya lama dengan belajar gaya baru.

Pendekatan lama diantaranya:

• Kegiatan pembelajaran/pelatihan hanya ada di ruang kelas
• Pelatihan adalah tanggung jawab bagian Sumber Daya Manusia (HR)
• Pelatihan dan pembelajaran harus serius dan formal
• Ilmu yang didapat disimpan untuk diri sendiri
• Tergantung pada fasilitator atau trainer dari luar organisasi
• Kegiatan Belajar adalah kewajiban dan ditentukan oleh pimpinan
• Kegiatan pelatihan hanya untuk mengatasi kebutuhan saat ini
• Kegiatan pelatihan/pembelajaran tergantung jadwal dan penugasan yang telah ditentukan

Adapun pendekatan baru yang harus mulai diadopsi oleh organisasi yang ingin menumbuhkan budaya belajar diantaranya:

• Kegiatan pembelajaran/pelatihan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja
• Setiap orang bertanggung jawab, baik dalam departemen maupun sebagai individu
• Kegiatan belajar harus menyenangkan, mudah, dan menarik
• Ilmu untuk dibagi agar tumbuh dan berkembang bersama-sama
• Menciptakan internal trainer dan fasilitator di dalam organisasi
• Proses belajar adalah pilihan pribadi untuk pengembangan pribadi
• Belajar untuk menghadapi tantangan di masa yang akan datang
• Belajar dilakukan secara terus menerus untuk memperkaya diri dengan pengetahuan baru yang relevan dengan perubahan dan tantangan zaman

Dengan mengadopsi pendekatan baru tersebut, kegiatan belajar gaya lama yang birokratis digantikan dengan pendekatan baru yang lebih luwes dan merupakan proses perkembangan setiap individu dalam organisasi. Peran perusahaan atau organisasi dalam hal ini adalah memberikan dukungan dan fasilitasi sehingga proses transformasi individu maupun organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya.

(bersambung)

Bagaimana pendapat Anda tentang Learning Organization? Silakan sampaikan pandangan Anda pada kolom komentar.