Kunci Sukses Menciptakan Budaya Belajar Organisasi (Bagian 2)

Tulisan berikut merupakan pembahasan dalam bentuk tertulis dari seminar yang saya bawakan pada forum HPSMI (Himpunan Pengelola Sumber Daya Manusia Indonesia) dengan topik “Membangun Budaya Belajar di Perusahaan Menuju Learning Organization”

Karena pembahasan cukup panjang, maka tulisan saya bagi dalam dua bagian. Bagian pertama membahas mengapa organisasi perlu menciptakan budaya belajar sebagai landasan menuju Learning Organization. Tulisan pertama dapat Anda baca di sini.

Bagian kedua yang sedang Anda baca akan membahas studi kasus pendekatan yang dilakukan oleh PT. Unilever Indonesia, Tbk dalam menciptakan budaya belajar sekaligus penerapan Knowledge Management di perusahaan yang meraih penghargaan Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) sebanyak 3 kali berturut-turut pada 2005-2008.

Untuk mendengarkan langsung pemaparan materi ini, silakan download versi audio berikut Learning_Organization_by_Muhammad_Noer.mp3 (19 MB – 110 mins)

Untuk transkrip lengkap beserta tanya jawab dan analisa dari sudut pandang peserta, silakan download ringkasan versi PDF yang ditulis Julia Hapsari, mahasiswa semester 6 jurusan Marketing, FEUI. Summary_Learning_Organization_by_Julia_Hapsari.pdf (16 hal 270 Kb)

BAGIAN KEDUA

Kunci Sukses Menciptakan Budaya Belajar Organisasi

Menciptakan budaya belajar di sebuah organisasi atau perusahaan membutuhkan kerja keras sekaligus kesungguhan mulai dari pimpinan organisasi sampai tim yang terlibat. Dibutuhkan kemampuan untuk menganalisa budaya organisasi dan menemukan cara yang tepat untuk menciptakan program-program pembelajaran yang pada akhirnya diminati oleh karyawan.

Mengapa Perusahaan Harus Menciptakan Budaya Sharing Pengetahuan

Ada beberapa alasan yang menjadi dasar sharing ini yaitu:

• Cara kerja perusahaan adalah senantia berkomunikasi dan berkolaborasi antara satu dengan yang lain. Budaya sharing akan memperkuat kemampuan dalam berkomunikasi maupun bekerjasama di dalam tim.
• Industri Fast Moving Consumer Goods (FMCG) yang dijalani Unilever sangat dinamis. Persaingan begitu ketat dan konsumen dengan mudah bisa berpindah dari satu brand ke brand yang lain. Untuk itu Unilever membutuhkan tim yang bisa saling berkolaborasi dengan baik satu sama lain.
• Banyaknya talenta-talenta berkualitas yang ada di dalam perusahaan. Dengan demikian, ada banyak pengetahuan yang siap dibagi oleh talenta tadi menunggu waktu, medium dan kesempatan yang diberikan.
• Sebagai sebuah perusahaan Unilever terlalu besar. Budaya sharing akan membuatnya lebih lincah dan responsif dalam menghadapi perubahan, tantangan maupuk persaingan.
• Budaya berbagi (sharing) merupakan salah satu fondasi dalam membangun Knowledge Management (KM) di sebuah perusahaan.

Dalam proses sharing, seorang individu membagi pengetahuan dan pengalamannya kepada rekan kerja yang lain. Apa yang menjadi pengetahuan pribadi dibagi sehingga menjadi pengetahuan publik. Selanjutnya hasil dari sharing tersebut akan diterapkan oleh rekan kerja yang lain sehingga meningkatkan kemampuan maupun kinerja mereka.

Pada akhirnya akan terjadi transformasi dari pengetahuan individu-individu menjadi pengetahuan organisasi. Proses sharing ini sekaligus menciptakan hubungan baik secara pribadi maupun emosional antara orang-orang yang terlibat di dalamnya.

Tiga Pilar Sharing

Dalam proses menciptakan budaya sharing, ada tiga pilar yang menjadi dasar utama yakni:

1. Kontributor

Adanya orang yang diidentifikasi sekaligus bersedia memberikan sharing kepada orang lain. Tugas organisasi adalah bagaimana menciptakan rasa senang untuk berbagi dari para kontributor dan bagaimana mereka dihargai atas kontribusinya.

2. Audiens

Tanpa audiens tentunya tidak ada yang akan menjadi pendengar dalam sebuah proses sharing keilmuan. Dalam hal ini audiens adalah seluruh karyawan yang ada di perusahaan atau organisasi. Peran organisasi adalah menciptakan semangat, keinginan, dan dorongan bagi mereka agar secara aktif terus ingin belajar pengetahuan maupun pengalaman yang baru.

3. Media Sharing

Kontributor dan Audiens membutuhkan media untuk bertemu. Untuk itu peran organisasi menajadi fasilitator dalam menyediakan media yang tepat untuk berbagai jenis sharing yang berbeda. Organisasi harus mampu melihat media-media apa yang disukai oleh para audiens sehingga mereka bersedia belajar tanpa harus diminta.

Pendekatan Program Pembelajaran (Learning) dan Knowledge Management di Unilever Indonesia

Dalam merancang kegiatan pembelajaran secara total company, Unilever Indonesia akhirnya merumuskan sebuah program yang disebut Learning Award. Program ini mewadahi hampir seluruh kegiatan pembelajaran di perusahaan baik yang sifatnya formal dan terstruktur maupun yang informal dan sporadis.

Learning Award adalah suatu sistem untuk memotivasi orang-orang yang memberikan sharing pengetahuan dan pengalaman kepada rekan kerja yang lain. Atas kontribusi tersebut, mereka mendapatkan poin yang dapat ditukarkan dengan berbagai hadiah sebagai bentuk apresiasi.

Perlu diingat disini, apresiasi tidak harus berbentuk materi karena apresiasi tertinggi justru dirasakan ketika seseorang merasa bisa berkontribusi banyak kepada rekan kerjanya yang lain lewat sharing berbagai pengetahuan dan pengalaman serta ketika dia dihargai sebagai salah satu internal trainer di perusahaan.

Setiap tahunnya ditentukan karyawan-karyawan terbaik yang berjasa besar dalam program pembelajaran dengan pemberian penghargaan (award) tertentu seperti:

• Learning Champion of The Year
• Coach of The Year
• The Most Active Contributor
• The Most Valued Contributor
• Top Scorer Award

Secara khusus pimpinan perusahaan akan memberikan selamat dan penghargaan yang menciptakan kebanggaan bagi para kontributor kegiatan pembelajaran dan membuat mereka semangat untuk berkontribusi lebih baik lagi di tahun-tahun berikutnya.

Menciptakan Program Pembelajaran Yang Unik dan Menarik Lewat Berbagai Media

Salah satu keunggulan Unilever Indonesia dalam mengembangkan Knowledge Management maupun menciptakan Learning Organization adalah kemampuannya dalam menciptakan berbagai program pembelajaran yang unik dan menarik. Awalnya program ini ada yang merupakan usulan karyawan, sebuah ide yang secara tidak sengaja disampaikan dalam sebuah pembicaraan maupun hasil dari analisa kebutuhan untuk memanfaatkan berbagai media yang ada.

Program pembelajaran yang dirancang antara lain:

1. Sharing Pengetahuan

Sharing ini bersifat mendalam dengan menghadirkan tokoh-tokoh di perusahaan.

• Knowledge Club à adalah sebuah talk show menghadirkan nara sumber dari top management atau senior manager di mana mereka berbagi banyak hal mulai dari keahlian khsusus, pengetahuan teknis dan non teknis, pengalaman pribadi dan berbagai hal lainnya untuk menjadi sebuah pembelajaran bagi seluruh karyawan yang mendengarkan.
• Retrospect à sebuah proses melakukan kilas balik atau retrospeksi atas apa yang sudah dilakukan di masa lalu. Topik yang dibahas terutama project-project yang dilakukan perusahaan baik yang berhasil maupun gagal. Jika berhasil akan menjadi catatan bagi generasi penerus untuk keberhasilan yang lebih besar di masa mendatang. Sedangkan dari project yang gagal semua orang belajar pelajaran apa yang dapat dipetik dari kegagalan tersebut sehingga dapat dihindari di masa mendatang. Retrospect dilakukan lewat talk show dan kemudian hasilnya dirangkum dalam sebuah dokumen learning dengan gaya pembahasan berupa artikel bisnis sebagai dokumen berharga bagi generasi selanjutnya di perusahaan.

2. Sharing Informal

• SOLAR (Share of Learning and Result) à program ini dirancang agar siapa saja bisa memberikan sharing pengetahuan dan pengalaman terutama yang berkaitan pekerjaan atau mendukung seseorang untuk berkarya lebih baik lagi. Selain memanfaatkan kontributor dari para internal trainer di perusahaan juga sesekali mengundang pembicara tamu.
• GLAD (Group Learning and Development) à adalah proses sharing dari karyawan yang lebih senior kepada adik-adiknya tentang dunia kerja, pengalaman pribadi, maupun tips-tips dalam menjalani tantangan di pekerjaan maupun kehidupan pribadi.
• Video Café à sebuah program unik di mana para peserta menyaksikan program video interaktif tentang berbagai topik pengembangan diri sambil menikmati kopi hangat yang membangkitkan selera.
• Book Club à dirancang agar karyawan yang gemar membaca mendapat wadah untuk memberikan sharing kepada karyawan lainnya tentang pelajaran dan ilmu yang didapat dari buku-buku yang pernah dibacanya.

3. Online Sharing

Agar sebuah aktivitas pembelajaran (learning) dapat dinikmati oleh siapa saja dan kapan saja, maka hampir seluruh kegiatan di atas memiliki catatan baik berupa dokumentasi video, rekaman suara, laporan pembahasan, maupun presentasi yang dipakai para kontributor. Seluruh materi ini disimpan dan ditata dengan rapi dalam situs internal perusahaan yang diberi nama K-Club yang berarti Knowledge Club.

Kapanpun dan dimanapun karyawan bisa mengakses materi tersebut untuk kemudian dijadikan referensi.

Sebagai perusahaan yang mendukung budaya belajar bagi seluruh karyawannya, tidak lengkap rasanya jika tidak memiliki sebuah perpustakaan. Untuk itu Unilever memiliki perpustakaan yang menyediakan berbagai buku menarik terkait bisnis dan pengembangan pribadi bagi seluruh karyawan.

Untuk memudahkan dibuat sistem Online Library sehingga seorang karyawan di manapun dia berada bisa mengakses dan mencari buku yang dibutuhkan dari meja kerjanya. Dengan sekali klik maka buku tersebut akan tercatat dan dikirimkan ke lokasi kerja karyawan tersebut. Koleksi perpustakaan ini dilengkapi pula dengan koleksi digital lainnya seperti e-book, ringkasan dari buku-buku bisnis maupun ditambahkan modul-modul training yang dirancang dan dibuat sendiri oleh karyawan.

Bagaimana Mempromosikan Kegiatan Pembelajaran?

Dapat dibayangkan betapa berharganya program-program pembelajaran yang telah dipersiapkan di atas. Lantas bagaimana agar semuanya menjadi menarik dan dimanfaatkan oleh karyawan? Jawabnya adalah lakukan promosi. Lebih spesifik lagi lakukan “promosi yang provokatif”.

Tentunya promosi yang provokatif ini dalam konteks positif di mana perusahaan harus bisa memasarkan kegiatan tadi lewat pengumuman, poster, teaser komputer maupun berbagai media komunikasi dengan gambar dan pesan yang memiliki kekuatan sehingga karyawan tertarik untuk mengikutinya. Tanpa adanya promosi kegiatan yang efektif, bisa jadi berbagai kegiatan yang telah dirancang dengan susah payah tadi tidak mencapai hasil maksimal yang diinginkan.

Benih Itu Telah Mulai Mekar

Dengan serangkaian aktivitas tadi akhirnya benih budaya belajar secara bertahap tapi pasti mulai berkembang. Awalnya karyawan diperkenalkan dengan berbagai kegiatan pembelajaran. Kemudian tumbuh berkembang ketika karyawan memanfaatkannya secara rutin. Budaya belajar akhirnya diterima dan dipahami sebagai kebutuhan bersama. Dan akhirnya menjadi mekar ketika proses sharing, kolaborasi menyebar ke seluruh tempat dan menjadi cara kerja perusahaan, a way of corporate work.

Saat ini, secara berkesinambungan jumlah karyawan yang mau dan mampu memberikan sharing terus bertambah. Mereka masuk dalam daftar internal trainer yang siap berpartisipasi dalam berbagai kegiatan. Setidaknya 1 dari 4 karyawan Unilever yang berada di pabrik pernah menjadi internal trainer. Ini membuktikan bahwa siapa saja sebenarnya memiliki khazanah yang bisa disumbangkan buat kepentingan orang banyak.

Tidak hanya itu, karyawan terutama yang ada di pabrik juga secara aktif membuat modul-modul training terkait bidang yang mereka kuasai. Perlu dicatat bahwa mereka bukanlah karyawan di level supervisor atau lebih tinggi dari itu. Kebanyakan para pembuat modul adalah para operator atau teknisi lapangan.

Dengan itu semua tidak mengherankan jika Unilever Indonesia mampu meraih penghargaan bergengsi Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Award tingkat Indonesia maupun Asia di tahun 2005, 2006 dan 2008 bersama perusahaan terpilih lainnya. Perusahaan ini menjadi salah satu model bagi tumbuhnya organisasi pembelajar (learning organization).

Kunci Sukses Membangun Budaya Belajar di Organisasi

Dari pemaparan di atas, ada beberapa kunci sukses yang perlu menjadi rujukan bagi perusahaan atau organisasi mana saja yang memang sungguh-sungguh berkeinginan membangun budaya belajar:

• Belajar harus menyenangkan dan membuat orang merasa terlibat (engaging)
• Sediakan media pembelajaran yang beragam untuk mengakomodir kebutuhan belajar yang berbeda-beda dari karyawan
• Pastikan sumber-sumber untuk belajar tersedia dan mudah diakses oleh siapa saja
• Komunikasikan kegiatan belajar dengan menarik dan “provokatif”
• Pemimpin memberikan teladan dengan memfasilitasi sekaligus terlibat dalam kegiatan pembelajaran
• Ciptakan kegiatan belajar sebagai ways of working perusahaan
• Belajar harus menjadi kebutuhan dan tanggung jawab pribadi setiap karyawan untuk pengembangan diri mereka masing-masing

Selamat membangun budaya belajar di organisasi Anda. Dengan kerja keras, pemahaman yang baik akan budaya organisasi, insya Allah perusahaan baik besar atau kecil dapat membangun dan menciptakan budaya belajar di tempatnya masing-masing.

Semoga bermanfaat.

Anda punya komentar tentang Learning Organization atau Knowledge Management? Silakan berbagi di kolom komentar.

Untuk mendengarkan langsung pemaparan materi ini, silakan download versi audio berikut Learning_Organization_by_Muhammad_Noer.mp3 (19 MB – 110 mins)

Untuk transkrip lengkap beserta tanya jawab dan analisa dari sudut pandang peserta, silakan download ringkasan versi PDF yang ditulis Julia Hapsari, mahasiswa semester 6 jurusan Marketing, FEUI. Summary_Learning_Organization_by_Julia_Hapsari.pdf (16 hal 270 Kb)