Terinspirasi dari blog AkhmadGuntar.com, saya tertarik untuk membuat artikel berseri tentang tips produktivitas. Sesuai dengan nama blog ini Explore Your Self, saya telah melakukan eksplorasi pribadi apa yang membuat saya produktif dan sebaliknya apa saja yang menghambat produktivitas. Untuk itu, saya ingin berbagi tips produktivitas yang membuat hidup lebih baik, lebih teratur dan tentunya bermanfaat buat diri sendiri maupun orang banyak.
Selamat menikmati sajian tips produktivitas dari blog kesayangan Anda ini.
Tips Produktivitas 1: Buat Rencana
Merencanakan adalah sebuah proses awal sebelum mengerjakan. Pekerjaan-pekerjaan besar tidak akan terlaksana tanpa adanya sebuah rencana yang matang, terukur, dan dipersiapkan dengan baik. Untuk itu tips pertama dalam seri produktivitas ini adalah miliki rencana.
Apakah sesuatu bisa dilakukan tanpa direncanakan terlebih dahulu? Jawabnya tentu bisa saja namun hampir dapat dipastikan hasilnya tidak akan sebaik pekerjaan yang memang direncanakan. Rencana ibarat kompas yang menuntun arah tujuan dan mengajak kita fokus pada tujuan tersebut.
Bagaimanakah cara menyusun rencana Anda?
Ada banyak cara untuk melakukan itu.
- Buat daftar aktivitas
Cara termudah adalah dengan membuat daftar atau poin-poin yang ingin Anda lakukan hari ini, besok, minggu depan dan seterusnya. Misalnya hari ini Anda ingin membuat sebuah tulisan, pergi ke bengkel untuk service mobil, menemani istri belanja bulanan dan seterusnya. Gunakan catatan kecil atau fungsi notes di handphone Anda.
- Pecah rencana besar menjadi rencana kecil
Cara lain adalah dengan membuat perencanaan besar kemudian dipecah ke dalam rencana lebih kecil sampai ke tindakan yang dapat diselesaikan dalam tempo 1-2 jam. Misalkan Anda merencanakan pesta pernikahan dalam 3 bulan ke depan. Maka tetapkan hal-hal utama yang menjadi rencana Anda misalnya: menetapkan lokasi acara, menentukan vendor penyedia makanan, membentuk panitia kecil dan seterusnya. Dari rencana-rencana tersebut, pecah ke dalam aktivitas yang lebih kecil seperti: menelpon katering, membayar uang tanda jadi sewa gedung, membuat daftar undangan dan seterusnya.
Dengan cara ini Anda akan mengetahui detail dari sebuah aktivitas besar dan mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap item-nya.
Merencanakan apa yang akan Anda lakukan dalam setiap aktivitas
Misalkan Anda dan istri akan pergi berbelanja bulanan hari ini. Apakah Anda akan langsung berangkat atau membuat catatan kecil terlebih dahulu apa saja yang harus dibeli?
Banyak orang memilih cara pertama yakni langsung berbelanja tanpa merencanakan terlebih dahulu. Cara ini sah-sah saja jika Anda memiliki daya ingat yang baik dan sudah tau betul apa yang perlu Anda beli. Jika tidak, maka akan beresiko Anda membeli apa yang tidak dibutuhkan karena terlihat menarik dan melupakan apa yang sebenarnya perlu.
Sebaiknya sediakan waktu 10 menit untuk melihat ke dapur Anda apa saja yang kurang dan perlu dibeli. Catat barang-barang kebutuhan Anda sehingga tidak ada yang terlewatkan. Jika perlu kelompokkan berdasarkan jenisnya seperti: Daging/ikan, susu/kopi/teh, mie, beras dan seterusnya sesuai kebiasaan Anda.
Cara ini akan membantu Anda untuk berbelanja dengan cepat dan efisien. Anda juga akan terhindar dari impulse buying – membeli secara tidak sadar dan tiba-tiba karena sesuatu menarik perhatian Anda.
Sama halnya ketika Anda menghidupkan komputer untuk mengerjakan banyak hal, tetapkan terlebih dahulu rencana yang akan dilakukan. Apakah Anda akan memeriksa email, melihat facebook untuk beberapa waktu, mengerjakan laporan dan seterusnya. Dengan cara ini perhatian Anda tidak teralihkan dengan kegiatan lain yang malah menghambat produktivitas dan melalaikan tugas yang sebenarnya perlu dilakukan.
Beberapa tipe orang tidak suka dengan perencanaan seperti ini. Menurut saya hal itu wajar karena tidak semua orang sama. Jika Anda termasuk tipe yang senang sesuatu tanpa perencanaan, minimal miliki rencana besarnya saja dan Anda akan lebih produktif.
Rencana adalah kreasi pertama
Dalam buku The Seven Habits of Highly Effective People, Stephen Covey menjelaskan bahwa setiap tindakan membutuhkan dua tahap. Tahap pertama adalah menciptakannya dalam ide mental Anda dan tahap kedua mewujudkan ke dalam bentuk nyata. Mirip seperti seorang insinyur yang mengkhayalkan gambar rumah di benaknya dan mewujudkannya ke atas kertas. Kemudian dari gambar teknik yang matang diwujudkan ke dalam bangunan sesungguhnya.
Dengan membuat rencana, Anda bisa berpikir jernih apa yang sebenarnya mau Anda lakukan, sejauh mana Anda akan melakukannya dan berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk itu. Bayangkan jika seorang insinyur membangun rumah tanpa rencana, maka yang terjadi adalah rumah tersebut harus dibongkar pasang di sana sini karena salah pengaturan.
Rencana tanpa komitmen melaksanakan akan sia-sia
Pernahkah Anda mengalami rencana tinggal rencana dan tidak berhasil diwujudkan? Hal ini bisa karena beberapa faktor:
- Rencana yang dibuat terlalu ambisius dan tidak realistis dengan kemampuan. Misalkan Anda merencanakan melakukan banyak hal dalam tempo yang sangat singkat, maka akan berakhir dengan kekecewaan karena tidak berhasil melakukannya.
- Rencana yang dibuat tidak diniatkan untuk dilakukan. Buatlah rencana sesuai dengan apa yang memang Anda ingin dan perlu lakukan. Jangan buat rencana tanpa komitmen dan niat melaksanakannya.
Agar rencana Anda bisa berhasil, gunakan panduan membuat rencana yang SMART yakni:
- Specific, jelas apa yang akan dilakukan,
- Measurable, dapat diukur hasilnya
- Actionable, dapat dilaksanakan oleh Anda sendiri maupun orang lain yang akan terlibat
- Reasonable, masuk di akal, mungkin dilakukan dengan sumber daya yang Anda miliki
- Time Frame, memiliki rentang waktu yang jelas kapan dilakukan dan kapan selesai
Rencana tak selalu sesuai dengan harapan
Manusia berencana, Allah akan menentukan. Tidak setiap rencana akan berjalan sesuai apa yang diinginkan. Tak jarang yang terjadi adalah sebaliknya. Tidak perlu risau dengan hal tersebut. Karena memang tugas kita adalah mempersiapkan sesuatu dan mengerjakannya sebaik mungkin. Dengan cara itu kita melakukan kewajiban. Allah memberi kita akal, pikiran dan hati semuanya untuk dimanfaatkan dengan baik.
Jika Anda gagal melakukan sesuatu yang telah Anda rencanakan dengan baik, mungkin ada pesan khusus di sana yang bisa dipelajari. Lewat pesan itu Anda bisa membuat rencana yang lebih tepat yang sesuai dengan jalan hidup Anda.
Apapun hasilnya, serahkan pada Yang Maha Kuasa dan Maha Memiliki Rencana. Sampai pada akhirnya Allah berkenan memberikan inspirasi rencana-rencana kita yang sejalan dengan kehendak-Nya. Di sanalah pekerjaan yang berat sekalipun akan terasa sedemikian ringan.
Selamat membuat rencana dan bekerja penuh produktivitas.
